3.4. C�mo trabajar con varias hojas de c�lculo

Muchas veces es necesario mostrar los datos en varias hojas de c�lculo, bien porque es necesario clasificarlos en categor�as, y cada categor�a debe estar representada en una hoja entera, o bien porque la densidad, o gran n�mero de datos hace que tengamos que presentarlos en varias hojas, con el fin de mejorar su comprensi�n y lectura.

Pero, �puedo pasar datos de una hoja a otra?. S�. Incluso, hacer gr�ficos en una hoja con datos que est�n en otra. �Esto a qu� contribuye?, a una mejor ordenaci�n y clasificaci�n de los datos. Incluso, puede ser necesario que yo tenga los datos en varias hojas de c�lculo, pero sin embargo los gr�ficos est�n en una s�la. Si tengo muchos gr�ficos, puede ser interesante juntar todos, previamente ordenados, en una hoja de c�lculo donde est�n contenidos todos, porque luego se hace m�s f�cil localizarlos para copiarlos y pegarlos en un texto con un procesador.

Para comprender mejor esta secci�n vamos a realizar el siguiente ejercicio.

Supongamos que estamos realizando la gesti�n de un curso cualquiera, y que tenemos una estad�stica de grado de satisfacci�n con respecto al curso. Copiamos los encabezamientos de las siguientes tablas en tres hojas de c�lculo (copiar todo en la primera hoja, y despu�s hacer copiar y pegar en las dem�s) :

En la primera hoja se contendr�n los datos del primer trimestre, en la segunda los del segundo, y los del tercer trimestre en la tercera.

La cuarta hoja servir� para introducir los gr�ficos.

Una vez copiados los encabezamientos, introducimos los datos, en un baremo que va desde 0 (grado de satisfacci�n m�nimo) hasta 5 (grado m�ximo).

Como OpenOffice.org Calc inserta por defecto 3 hojas, y hemos dicho que los gr�ficos ir�n en la cuarta, tenemos que insertar una nueva. Para ello, llevamos a las pesta�as situadas en la zona inferior izquierda del entorno de trabajo, pulsamos sobre la pesta�a de la Hoja 3,

y aparece el entorno de trabajo de dicha hoja. Ahora pulsamos con el bot�n derecho del mouse sobre la misma pesta�a, y aparecer� un cuadro de di�logo, con una serie de acciones. Nos movemos hasta Insertar, mostr�ndose un cuadro de di�logo en el que se nos pide que indiquemos la posici�n de la nueva hoja (si va delante o detr�s de la hoja actual con la que estemos trabajando), el n�mero de hojas nuevas a crear y el nombre. Para este caso, nos va a interesar que la nueva hoja est� en la �ltima posici�n, detr�s de todas. El nombre, podr�a ser Gr�ficos, por ejemplo.

Con los datos ya introducidos en las hojas 1, 2 y 3, podemos realizar gr�ficos en la hoja de Gr�ficos.

El procedimiento para la inserci�n de gr�ficos, ya se ha comentado. La �nica diferencia es que a la hora de definir el �rea de datos, hemos de decirle al OpenOffice.org, de alguna forma, que los datos proceden de otra hoja. Lo que se hace, es, cuando aparece el cuadro de di�logo Autoformato Diagrama, en el momento en que se nos pide que indiquemos dicho �rea, moverse hacia la hoja donde est�n los datos (pulsando en la pesta�a inferior correspondiente), e inmediatamente y de forma autom�tica, el computador escribe la referencia a dicha hoja en el campo �rea, que se representa con el signo de d�lar seguido por el nombre de la hoja ($Hoja1, $Hoja2).

Para este ejercicio es suficiente con realizar tres gr�ficos, que muestren los resultados del grado de satisfacci�n medio de los alumnos en cada trimestre.

Adem�s, en la cuarta hoja podemos insertar funciones o f�rmulas que tengan como operadores valores introducidos en las hojas 1, 2 y 3. Para ello insertamos la funci�n que deseamos calcular, e indicamos en el AutoPiloto de Funciones que los datos proceden de otras hojas distintas de la actual.